Optimiser la gestion du transit import dans SAP ERP
L'achat de marchandises à l'international est un processus complexe qui soulève de nombreux défis, notamment en termes de suivi des biens, de gestion des assurances et du dédouanement, mais aussi de matérialisation dans votre ERP SAP du mode de contractualisation adopté. C'est de ce dernier que dépendra le déclenchement des paiements aux fournisseurs. Comment optimiser la prise en compte du transit à l'import dans SAP ?
Bien comprendre les enjeux du stock en transit
Lorsque le vendeur se charge de l'intégralité du transport, le paiement se fait simplement à réception des biens. Mais quand c'est l'acheteur qui affrète ses propres conteneurs, les choses se compliquent. Le fournisseur peut demander à être payé alors que la marchandise est encore en mer. Or, pour le comptable, pas question de régler une facture pour un bien non réceptionné ! De son côté, l'approvisionneur refusera de voir apparaître dans ses stocks une marchandise indisponible.
La solution consiste à enregistrer dans SAP la marchandise avec un statut particulier dès son chargement : celui d'un bien appartenant à l'entreprise mais bloqué. Cela permet de lancer le paiement de la facture sans pour autant considérer le produit comme disponible. Tout dépend en réalité de l'Incoterm négocié :
- En cas de FCA (Free Carrier), la responsabilité est transférée à la remise au transporteur.
- Avec un FOB (Free On Board), le transfert a lieu une fois la marchandise chargée sur le navire.
- Si l'Incoterm est DDP (Delivered Duty Paid), le vendeur assume tout jusqu'à livraison chez le client, comme pour un achat domestique.
Anticiper l'impact sur le système d'information
SAP gère en standard les différents modes de contractualisation, qui seront répercutés dans tous les processus. Mais attention à l'impact potentiel sur les outils connexes ! Un point à vérifier avec votre DSI ou votre partenaire en charge de la maintenance de vos systèmes SAP. Il faudra aussi former les utilisateurs concernés.
Créer une équipe transit dédiée
Au-delà de l'ERP, l'import est un véritable métier qui peut nécessiter une équipe ad hoc pour :
- Négocier les termes des contrats fournisseurs
- Suivre les conteneurs et leur dédouanement
- Gérer la relation avec les transitaires
Ce rôle peut être confié à un logisticien habitué aux achats nationaux et connaissant déjà les Incoterms. Il devra cependant être formé aux spécificités du transit international et disposer d'outils adaptés à ses nouvelles responsabilités.
L'accompagnement d'un expert SAP, un atout clé
Pour réussir la prise en compte du transit import dans votre ERP SAP, l'intervention d'un partenaire spécialisé comme TeamWork peut faire toute la différence. Ses consultants vous aideront à :
- Paramétrer finement votre solution
- Former et accompagner vos équipes
- Sécuriser vos processus de bout en bout
Au-delà de la technique, nous insistons sur la formation et la conduite du changement, clés d'une transformation réussie.
– Pierre-Yves Bournand, Consultant TeamWork
En combinant maîtrise des best practices, connaissance des métiers et proximité avec les utilisateurs, un partenaire comme TeamWork vous permet de tirer le meilleur parti de votre ERP pour gagner en efficacité sur vos imports.
